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Los coordinadores de Grupos de Trabajo serán responsables de recibir y coordinar la evaluación de las comunicaciones remitidas por la Comisión Organizadora.
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El plazo de respuesta afirmativa o de rechazo de la comunicación presentada será de dos semanas. En ese tiempo, el Coordinador valorará con el moderador y relator o, en caso excepcional, con el Comité Científico la idoneidad del trabajo presentado.
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No se aceptará más de un trabajo por congresista.
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El Coordinador extenderá una constancia de aceptación de la comunicación en la propia respuesta de acuerdo al modelo diseñado por la organización para la tramitación de las ayudas y financiación del viaje y asistencia al congreso por parte de los comunicantes.
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Toda información solicitada por los congresistas relativa a inscripción, tiempo de intervención y asistencia deberá ser derivada a la organización del Congreso.
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Se solicitará a los comunicantes la entrega del texto completo con tiempo suficiente para su publicación en la página oficial del Congreso.
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Cada Grupo de Trabajo (Coordinador, Relator y Moderador) será responsable de supervisar la calidad, pertinencia y relevancia del texto final presentado por cada comunicante. En el caso de que las comunicaciones no responsan a la valoración positiva inicial con la calidad científica exigida, deberá ser comunicado a la organización que procederá a excluir de la edición de actas la aportación final del congresista.
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Cualquier incidencia o duda respecto al proceso de evaluación de las comunicaciones deberá ser notificada a la Comisión Organizadora que dará cumplida respuesta a la solicitud expresada por los Grupos de Trabajo.
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La organización del Congreso inscribirá a los investigadores invitados a participar en los Grupos de Trabajo acreditándoles como miembros del Comité Científico, corriendo por cargo de los mismos los gastos derivados del viaje y estancia en Sevilla durante el Congreso.
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En el caso de que algún relator o moderador de Grupo de Trabajo no pudiera asistir al evento deberá informar con suficiente antelación al Comité Organizador para su sustitución.
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La semana previa al Congreso el Comité Organizador remitirá las normas de presentación formal de las comunicaciones (estructura, orden y tiempo de intervención). Se advierte con antelación a relatores y moderadores que el formato definido para los Grupos de Trabajo será deliberativo, por lo que el tiempo de resumen o exposición será asumido por los relatores. Cada moderador de grupo tratará de coordinar según ejes temáticos específicos las intervenciones y debates entre los congresistas en forma de mesa redonda.
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El número de comunicaciones aceptadas para cada Grupo de Trabajo es ilimitado. Se aceptarán todas aquellas aportaciones que por calidad y relevancia acrediten, según los responsables del Grupo de Trabajo, su presentación y publicación en actas. Si un Grupo de Trabajo no reuniera un mínimo de cuatro comunicaciones aceptadas, la Comisión Organizadora suprimirá la sesión y derivará los trabajos evaluados positivamente a otros grupos temáticos afines para su exposición e inclusión en actas.
